Holístico. A palavra hólos veio do grego e significa inteiro; composto. Segundo o dicionário, holismo é a tendência a sintetizar unidades em totalidades, que se supõe seja própria do universo. Sintetizar é reunir elementos em um todo; compor.
A administração tornou-se fundamental na condução da sociedade contemporânea. Ela não é um fim em si mesma, mas um meio de fazer com que as coisas sejam realizadas da melhor forma, com o menor custo e com maior eficiência e eficácia.
Segundo Maximiano (2004), para entender o que significa Administração, é preciso ir além da interpretação da
palavra. É preciso compreender o papel que a administração desempenha para as organizações e para a sociedade.
Conforme Maximiano (2004), podemos definir Administração a partir de objetivos, decisões e recursos, estas são
palavras-chave. Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de
recursos. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamados de processos ou
funções: planejamento, organização, execução e controle. As decisões resumem os Princípios de Administração.
Acredita-se que, a partir do conhecimento das Teorias da Administração, haja condições para a análise dos
Princípios de Administração. Convêm destacar, inicialmente, que os princípios fundamentais de administração vieram
se consolidando através de todas as teorias, com o decorrer do tempo.
A palavra administração tem sua origem no latim ad: (direção, tendência para) e minister (subordinação ou
obediência), isto é, aquele que realiza uma função sob o comando de outra pessoa, aquele que presta um serviço a outro
e significa subordinação e serviço.
Esse conceito de administração foi desenvolvido para aplicação em empresas, mas ele pode ser estendido a
qualquer outra situação onde ocorra trabalho, seja no âmbito empresarial, em atividades autônomas, em órgãos públicos
ou até em atividades domésticos. Portanto, sempre que se mencionar a palavra empresa, deve ser entendido trabalho.
A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação
empresarial através de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e
em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Planejamento, organização, controle e direção são as
quatro principais funções administrativas.
Por englobar atividades dinâmicas, a administração é um processo, inerente a qualquer situação em que haja
recursos que procuram atingir algum tipo de objetivo. Assim sendo, as quatro funções administrativas, que transcorrem
em ordem aproximadamente seqüencial, constituem o chamado Processo Administrativo.
Frederick Taylor, já na escola de Administração Científica, utilizava quatro princípios básicos: planejamento,
preparo (hoje, organização), controle e execução. Como veremos a seguir, estes princípios eram considerados em
relação à tarefa. Henry Fayol empregava, embora em relação às tarefas administrativas, os princípios previsão,
organização, comando, coordenação e controle. A evolução das teorias trouxe, naturalmente, uma evolução na
conceituação dos princípios de administração. Assim sendo, hoje, quatro princípios são considerados de fundamental
importância nas Teorias da Administração, conforme mostrado de modo esquemático pela figura:
Deve-se destacar, também, que estes princípios, com elevada probabilidade, terão importância cada vez mais
acentuada. Detalharemos cada um destes itens para evidenciar a importância de seu conhecimento para a gestão das
organizações sob a perspectiva de quaisquer das Teorias da Administração.
Planejamento
Segundo Chiavenato (1995) o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente o que se
deve fazer e quais objetivos devem ser alcançados, e visa dar condições racionais para que se organize e dirija a
empresa ou seus departamentos ou divisões a partir de certas hipóteses a respeito da realidade atual e futura.
A elaboração do planejamento evita a adoção de ações improvisadas, casuais, contribuindo para reduzir o nível de
incerteza e possibilitando maior segurança quanto ao desempenho da empresa. O planejamento, segundo Chiavenato
(1995) apresenta as seguintes características:
a) é um processo permanente e contínuo, pois é realizado de forma sistemática dentro da empresa e não se esgota
na simples montagem de um plano de ação;
b) é sempre voltado para o futuro e está intimamente ligado com a previsão, embora não se confunda com ela. O
conceito de planejamento inclui o aspecto de temporalidade e futuro: o planejamento é uma relação entre coisas a fazer
e o tempo disponível para fazê-las;
c) se preocupa com a racionalidade da tomada de decisões, pois ao estabelecer esquemas para o futuro funciona
como um meio de orientar o processo decisório, dando-lhe maior racionalidade e subtraindo incerteza subjacente a
qualquer tomada de decisão;
d) visa relacionar, entre várias alternativas disponíveis, um determinado curso de ação, em função de suas
conseqüências futuras e das possibilidades de sua execução e realização. O curso de ação escolhido pode ter uma
duração variável - desde curto à longo prazo - e pode ter uma amplitude igualmente variável - abrangendo a empresa
como um todo até uma determinada unidade de trabalho;
e) é sistêmico, pois deve considerar a empresa ou o órgão ou a unidade como uma totalidade. O planejamento deve
considerar tanto o sistema como os subsistemas que o compõem, bem como as relações e compromissos internos e
externos;
f) é interativo. Como o planejamento se projeta para o futuro, ele deve ser suficiente e prudentemente flexível para
aceitar ajustamentos e correções. Pressupõe avanços e recuos, alterações e modificações em função de eventos novos,
ou diferentes que ocorram tanto no ambiente interno quanto externo da empresa;
g) é uma técnica de alocação de recursos de forma antecipadamente estudada e decidida. Deverá refletir a
otimização na alocação e dimensionamento dos recursos com os quais a empresa ou o órgão dela poderá contar no
futuro para suas operações;
h) é uma técnica cíclica. A medida que é executado, passa a ser realizado. Conforme vai sendo executado e
realizado, permite condições de avaliação e mensuração para novos planejamentos, com informações e perspectivas
mais seguras e corretas;
i) é função administrativa que interage dinamicamente com as demais. Está intimamente relacionado com as
demais funções administrativas, como a organização, o controle e a avaliação, influenciando e sendo influenciado por
elas, a todo o momento e em todos os níveis da empresa;
j) é uma técnica de coordenação. Permite a coordenação de varias atividades no sentido da realização dos objetivos
desejados e de maneira eficaz;
l) é uma técnica de mudança e inovação. O planejamento é uma das melhores maneiras de se introduzir
deliberadamente mudança e inovação dentro de uma empresa, sob uma forma previamente definida e escolhida e
devidamente programada.
O Planejamento pode ser considerado em função do nível da empresa, conforme ilustra a figura a seguir:
O planejamento estratégico, em linhas gerais, é aquele efetuado no nível institucional da empresa, envolvendo a
alta administração. É genérico e sintético, direcionado para longo prazo e considera a empresa como uma totalidade.
O planejamento tático é efetuado no nível intermediário da empresa, envolvendo a gerência. É menos genérico, e
mais detalhado, direcionado para médio prazo e considera cada unidade da empresa.
O planejamento operacional é o efetuado no nível operacional da empresa, envolvendo a supervisão. É detalhado e
analítico, direcionado para o curto prazo e considera cada tarefa ou operação.
O planejamento operacional está voltado para o que fazer, como fazer, e para quem fazer, procurando otimizar e
maximizar os resultados. Este tipo de planejamento deve ser intrinsecamente relacionado ao planejamento tático, o
mesmo ocorrendo com este em relação ao planejamento estratégico.
Organização
Chiavenato (1995) define a organização como uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra
os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da
diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante. A organização
representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, o controle e a
avaliação para atingir os seus objetivos.
Como já foi enfatizado, a função administrativa organizacional depende do planejamento, do controle e da direção.
Há uma estreita inter relação entre todas estas funções.
A função administrativa organizacional normalmente é implementada de acordo com as peculiaridades de cada
empresa, que pode considerar seus recursos (humanos, materiais e organizacionais) e sua estrutura. Como ocorre com a
função planejamento, a função organização também pode ser analisada em função dos diferentes níveis - institucional,
intermediário e operacional - da empresa.
Direção
Do ponto de vista didático, a função administrativa direção vem após o planejamento e a organização. Assim,
enquanto o planejamento estabelece o que fazer e como fazer e para quem, a organização estabelece a estrutura, os
meios para a execução, a direção se preocupa com a execução das operações propriamente ditas, tendo em vista o
alcance dos objetivos.
A Direção é, inegavelmente, uma das complexas funções da administração. Isto se deve à sua abrangência e ao fato
de estar intimamente relacionado às pessoas.
A execução de qualquer ação envolve sempre pessoas e grupos. Toda a implementação do planejamento e da
organização é efetuada por um conjunto de pessoas, normalmente, são os recursos mais complexos existentes nas
empresas.
A Direção é a função que envolve a maior interação humana. Como assegura Chiavenato (1995), “é a função que
exige a maior dose de flexibilidade, de amortecimento de impactos e, principalmente, de orientação das pessoas quanto
ao rumo certo no alcance dos objetivos pretendidos”.
A Direção é extremamente dinâmica, ocorre em todos os níveis da empresa e está relacionada ao planejamento, à
organização e ao controle. Como a função Direção diz respeito ao processo de interação entre pessoas, três assuntos
inerentes a ela são de capital importância: comunicação, liderança e motivação.
Assim sendo, para dirigir pessoas são necessários profundos conhecimentos a respeito do processo de
comunicação, das teorias de liderança e da motivação. Como nas funções planejamento e organização, a direção pode
ser considerada em função dos níveis da empresa: institucional, intermediário e operacional.
Controle
O termo controle tem muitos significados e, não raro, se associa a atitudes coercitivas, principalmente quando
envolve pessoas. O controle deve ser entendido como uma função administrativa, como o planejamento, a organização e
a direção.
Os autores Koontz e O’Donnel (1998) especificam que controle é a função administrativa que consiste em medir e
corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para
alcançá-los sejam realizados. É, pois, a função segundo a qual cada administrador, do presidente ao supervisor,
certifica-se de que aquilo que é feito está de acordo com o que se tencionava fazer.
O controle também está intimamente relacionado com o planejamento, a direção e a organização. Os controles
podem ser classificados de acordo com o nível da empresa onde ocorrem. Assim, há o controle estratégico, o controle
tático e o operacional.
Em termos de controle operacional, Litterer (1990) propõe um modelo básico que compreende três fases:
a) coleta de dados sobre o desempenho;
b) comparação dos dados com um padrão;
c) ação corretiva.
Certamente, cada uma destas fases pode ser desenvolvida através de diversas formas, que sempre devem considerar
as peculiaridades de cada empresa.
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